Zásady time managementu, díky kterým budete pánem času
Skillmea
27.07.2023
12 minut čtení
Chcete zvýšit svoji produktivitu, dosahovat stanovených cílů, zlepšit psychickou pohodu a snížit množství stresu? Time management je klíčem k úspěchu i spokojenosti.
Den má 24 hodin a je jen na nás, jak s nimi naložíme. Pokud i vy v každodenním životě potkáváte lidi, ze kterých září vnitřní harmonie, mají kolem sebe dobré přátele, jsou produktivní a dosahují úspěchů v tom, co dělají, vězte, že i vy můžete patřit mezi ně.
Avšak chce to vystoupit z komfortní zóny a osvojit si pár dovedností, které vám pomohou s organizováním a plánováním času na práci, vzdělávání, odpočinek, rodinu, koníčky a budování vztahů. I díky tomu můžete být mnohem zdravější, spokojenější a úspěšnější než dnes.
Jednotná definice pro pojem time management neexistuje. Můžeme jej definovat jako proces, v jehož rámci vědomě plánujeme a kontrolujeme čas strávený při konkrétních zadáních, projektech či úkolech s cílem zvýšit efektivitu.
To znamená, že techniky time managementu pomáhají lépe zorganizovat den a rozdělit si čas na to, co je podstatné. Díky nim lze zvládnout i náročné úkoly za kratší dobu a nebýt pod tlakem proto, že hoří termíny.
Time management je důležitou součástí rozvoje osobnosti a jedním z pilířů zdravého životního stylu. Pomáhá nám žít život naplno.
Proč je time management důležitý?
Život je plný krásných chvil, ale také výzev. Nejednou jsme nuceni dělat nejen to, co nás baví, ale také to, do čeho se nám příliš nechce. Co s tím? V první řadě je důležité změnit vnitřní nastavení a nalézt iv méně oblíbených činnostech smysl.
Samozřejmě opomenout nelze time management, který pomáhá s plánováním a dosažením výsledků za kratší dobu.
Jaké jsou výhody time managementu?
Každý z nás by měl být tvůrcem svého života a ne jeho obětí. V tom hraje roli také organizace času. Time management přinese do vašeho života vyšší kvalitu a také tyto benefity:
nižší úroveň stresu,
více energie,
dosahování cílů s vyšší efektivitou,
jednodušší stanovování si životních a pracovních priorit,
vyšší sebevědomí,
vyšší kvalitu práce,
více důvěry,
work-life balance (rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem), nižší míru prokrastinace a
více úspěchů.
Užitečné tipy, jak efektivně řídit svůj čas
Máte-li v řízení svého času mezery, přinášíme vám několik tipů pro time management, které vám pomohou v dosahování cílů i pocitu spokojenosti. Co je důležité?
Udělejte si analýzu stráveného času
Než se pustíte do nastavování cílů a hledání technik řízení času, je třeba analyzovat aktuální situaci. Vytvořte si orientační harmonogram, jak dlouho trávíte při následujících aktivitách:
škola nebo práce,
dojíždění do školy nebo práce,
učení se do školy nebo dodělávání
pracovních záležitostí doma,
četování, odpovídání na maily,
sledování sociálních sítí a věnování se obsahu na webu,
domácí práce,
sledování televize,
hraní na počítači,
volnočasové aktivity,
čas strávený s rodinou a přáteli a tak dále.
Při zjišťování aktuálního stavu stráveného času nezapomeňte ani na prokrastinaci či činnosti, kterými „zabíjíte“ čas, jako neproduktivní myšlenky, zbytečné rozhovory či aktivity.
Pokud zjistíte, že vaším problém je, že trávíte spoustu času na internetu, omezte sledování sociálních sítí. Trápí vás prokrastinace? Věnujte čas tomu, co je prokrastinace a jak se jí zbavit. Stanete se mnohem efektivnějšími.
Stanovte si cíle a priority
Stanovení cílů a priorit můžete provést podle vlastního úsudku, nebo využít některou z užitečných technik. Jednou z nich je Eisenhowerova technika. Její podstata spočívá v pochopení toho, že time management je o tom, že se musíte věnovat důležitým, ale také naléhavým věcem.
Pro eliminaci stresu z velkého množství projektů s urgentními termíny, je třeba pochopit následující:
Důležité aktivity jsou důležité pro nás, neboť vedou k dosažení osobních nebo profesionálních cílů.
Naléhavé (urgentní) činnosti obvykle souvisejí s dosahováním cílů jiných, jenže je třeba je vyřešit se soustředěním a pozorností včas, jinak to má negativní důsledky.
Znáte-li rozdíl mezi těmito dvěma termíny, pak si všechny činnosti rozdělte podle Eisenhowerovy matice následovně:
Důležité a naléhavé úkoly proveďte jako první, protože jsou to vaše priority.
Důležité, ale ne naléhavé činnosti můžete klidně odložit na později.
Nedůležité, ale naléhavé aktivity delegujte na jiné, pokud je to možné, protože nevedou k dosahování vašich cílů.
Nedůležité a nenaléhavé činnosti můžete vymazat nebo se jim věnovat ve volném čase.
Eisenhowerova technika se dá ještě více zjednodušit a to tak, že úkoly rozdělíte na důležité a naléhavé, přičemž prioritou by měly být vždy důležité úkoly. Ty totiž vedou k dosažení cílů v osobním či pracovním životě.
Vyzkoušejte metody pro efektivní řízení času
Po rozdělení úkolů podle priorit se pusťte do práce. Avšak pokud je vaším problémem prokrastinace, multitasking nebo máte potíže s koncentrací, osvojte si pomodoro techniku.
Pomodoro technika vychází ze skutečnosti, že mozek k plnému výkonu potřebuje přestávky, které jsou krátké, ale časté. Je to způsob, jak předcházet potížím s koncentrací, únavě, chybám z nepozornosti či propracovanosti.
Jak používat pomodoro techniku v praxi?
Připravte si časovač, papír a pero.
Vyberte si z napsaného seznamu úkolů první, která je důležitá a naléhavá. Časovač nastavte na 25 minut (nebo na jiný vyhovující interval) a pusťte se do práce.
Snažte se soustředit a nenechte se rozptylovat telefonáty, rozhovory s kolegy či zodpovězením na maily.
Po uplynutí 25 minut si na papír nakreslete první rajče a dejte si přestávku v trvání 3 až 5 minut. Ta se dá využít k doplnění pitného režimu, krátké procházce nebo cvičení.
Po přestávce si opět časovač nastavte na 25 minut. Po nich si dejte krátkou přestávku.
Jakmile na papíře uvidíte 4 rajčata, máte nárok na 20 až 30minutovou přestávku.
Při pořádání času je skvělým pomocníkem Dote Timer. Jednoduše si v něm vytvoříte TO DO dopis. Oceníte na něm i to, že součástí je odpočítávací časovač využitelný i při pomodoro technice.
Time management ovlivňují pracovní přestávky a prostředí
Na time management má vliv několik faktorů, protože každý z nás je originál. Neměli bychom zapomínat na biorytmy, zdravou, pestrou a vyváženou stravu, pitný režim a pohyb. Samozřejmě roli hrají i pracovní přestávky a prostředí. Co pomáhá?
Udržujte na svém stole řád.
Obklopte se zelení, která příznivě ovlivňuje pracovní výkon.
Pokud nevyužíváte pomodoro techniku, přestávku si dopřejte každých 30 minut.
Work-life balance jako součást time managementu
Podle Cambridge Dictionary je work-life balance „množství času, který strávíte vykonáváním své práce ve srovnání s časem stráveným se svou rodinou a děláním věcí, které máte rádi."
Rovnováha mezi pracovním a soukromým životem zní krásně, avšak v reálném životě se dosahuje jen stěží. K pocitu naplnění a vnitřní harmonie je důležité se k tomuto stavu alespoň přiblížit.
Pokud se vám to podaří, můžete se těšit na následující výhody:
lepší zdravotní stav,
nižší únava,
lepší sociální vztahy,
vyšší produktivita,
nižší riziko vyhoření,
vyšší míra všímavosti (zaměřování se na tady a teď),
Tipy, jak se přiblížit k work-life balance
Dosažení nebo přiblížení se k work-life balance vyžaduje vědomé úsilí. Co vám v tom pomůže?
Naučte se říkat ne.
Polední přestávku využijte na kvalitní oběd bez moderních technologií.
Požádejte zaměstnavatele o flexibilní pracovní dobu nebo možnost pracovat částečně formou home office.
Vytvořte si ranní rituály, kterým se budete věnovat každé ráno po probuzení. Můžete začít otužováním ve sprše, pokračovat meditací nebo modlitbou, po ní číst a popíjet čaj a poté si sepsat plány na daný den podle priority.
Nastavte si hranice nejen v práci, ale také doma.
Investujte čas a energii do budování vztahů.
Naučte se úkoly delegovat.
Moderní aplikace a knihy, které vám pomohou v time managementu
Jelikož žijeme ve světě, jehož součástí jsou moderní technologie, s time managementem vám pomohou také aplikace, jako například Any.do, Tmeric, RescueTime, Google Calendar, ToDolst a další. Každá z nich má své výhody i nevýhody, a proto si vyberte takovou, která vám nejvíc vyhovuje.
Pokud preferujete klasiku v podobě knih, knihy o time managementu vám pomohou rozšířit obzory a najít způsob, jak nejlépe řídit svůj čas a dosáhnout work-life balance.
Využijte online kurz Efektivní time management
Pokud toužíte lépe plánovat a využívat svůj čas, určovat si priority, zlepšit plánování úkolů, najít zloděje vašeho času a mnoho dalšího, využijte kurz Efektivní time management.
Mimo jiné vás dozajista potěší bonusové materiály v podobě praktických úkolů, jako je analýza časových pastí, osobní status delegace či cvičení „Start-Stop-Continue“ na konci kurzu.
🥇 Sme jednotka v online vzdelávaní na Slovensku. Na našom webe nájdeš viac ako 300 rôznych videokurzov z oblastí ako programovanie, tvorba hier, testovanie softwaru, grafika, UX dizajn, online marketing, MS Office a pod. Vyber si kurz, ktorý ťa posunie vpred ⏩